In dergelijk geval ontvangt de klager per kerende post een ontvangstmelding en binnen een redelijke termijn een schriftelijk antwoord, waarvan de ombudsfunctionaris een afschrift ontvangt.
Le plaignant reçoit, par retour de courrier, un accusé de réception et, dans un délai raisonnable, une réponse écrite, dont le médiateur reçoit une copie.