Een aanvraag voor een dergelijke projectsubsidie is ontvankelijk als ze, door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, per aangetekende brief of tegen ontvangstmelding, bij de administratie wordt ingediend, minstens zes weken voor de aanvang van het project en uiterlijk op 1 september van het jaar waarin het project aanvangt, samen met het verslag van de activiteiten in kwestie van het voorgaande jaar.
La demande d'une telle subvention de projet est recevable pour autant qu'elle soit introduite auprès de l'administration, par lettre recommandée ou contre récépissé, par la Commission communautaire flamande, au moins six semaines avant le début du projet et au plus tard le 1 septembre de l'année au cours de laquelle le projet prend effet, et qu'elle soit accompagnée du rapport d'activités de l'année précédente.