Wanneer iemand tijdens een vergadering toegang krijgt tot als EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens, moet de bevoegde controleambtenaar van de dienst of de instantie waarbij de betrokkene in dienst is, de instantie die de vergadering organiseert ervan in kennis stellen dat deze persoon hiertoe gemachtigd is.
En ce qui concerne les personnes ayant accès à des informations SECRET UE ou CONFIDENTIEL UE lors de réunions, etc., le responsable de la sécurité de l'organisme dans lequel la personne concernée est employée doit avertir le service organisateur de la réunion qu'elle est autorisée à accéder à de telles informations.