Enerzijds wordt, gedurende de ganse loopbaan van het personeelslid, een individuele fiche bijgehouden, waarvan model in bijlage V. Op deze fiche worden de precieze, gunstige of ongunstige feiten of bevindingen genoteerd, die betrekking hebben op de uitoefening van de functie en die de evaluatie kunnen beïnvloeden.
D'une part, une fiche individuelle, dont un modèle est repris en annexe V, est mise à jour tout au long de la carrière du membre du personnel. Sur cette fiche sont repris des faits ou des constatations précis, favorables ou défavorables, se rapportant à l'exercice de la fonction et pouvant influencer l'évaluation.