Voorts is het noodzakelijk dat de lidstaten een geautomatiseerd systeem van gegevensbestanden bijhouden, hetzij gecentraliseerd hetzij gedecentraliseerd, dat waarborgt dat de bevoegde instanties toegang hebben tot de gegevensbestandensystemen waarin de noodzakelijke informatie over elk vuurwapen is opgeslagen.
Il est également nécessaire que les États membres conservent un fichier de données informatisé, centralisé ou décentralisé, qui garantit l'accès des autorités autorisées aux fichiers de données contenant les informations nécessaires sur chaque arme à feu.