De bijeenkomsten werden telkenmale voorafgegaan door een nationale coördinatievergadering waarin werd overgegaan tot een beknopte behoeftenanalyse en het Belgisch standpunt rond concrete vraagstukken werd bepaald.
Les réunions ont chaque fois été précédées d'une réunion de coordination nationale au cours de laquelle on a procédé à une analyse succincte des besoins et défini le point de vue de la Belgique concernant des problèmes concrets.