Die von dem Bürgerbeauftragten aufgestellte Definition des Begriffs „Missstand in der Verwaltungstätigkeit“, die von dem Europäischen Parlament und der Europäischen Kommission gebilligt wurde, lautet: „Ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit ergibt sich, wenn eine öffentliche Einrichtung nicht im Einklang mit für sie verbindlichen Regeln oder Grundsätzen handelt.“
De omschrijving die de ombudsman geeft van wanbeheer, en die door het Europees Parlement en de Commissie wordt onderschreven, luidt als volgt: ‘Er sprake van wanbeheer wanneer een overheidsinstantie niet handelt in overeenstemming met een regel of een beginsel waaraan zij gehouden is’.