Bei der Meldung an ihren Datenschutzbeauftragten müssen die für die Erhebung dieser Daten verantwortlichen nationalen Behörden als Zweck die Weitergabe von Daten an das Gemeinschaftsnetz entsprechend den Verpflichtungen aus der Entscheidung 2119/98/EG mit Hilfe eines von der Kommission bereitgestellten IT-Instruments (IDA/EUPHIN/HSSCD) angeben.
Bij de kennisgeving aan de functionaris voor gegevensbescherming moeten de voor de verzameling van deze gegevens verantwoordelijke nationale autoriteiten aangeven dat de gegevens ingevolge Beschikking 2119/98/EG aan het communautaire netwerk worden overgedragen door middel van een door de Commissie ter beschikking gesteld IT-instrument (HSSCD).