Les invitations et l'ordre du jour doivent être adressés à tous les membres effectifs, suppléants et observateurs par e-mail, de préférence quinze jours, mais au plus tard 8 jours avant la date de la réunion plénière.
De uitnodigingen en de agenda moeten per mail aan alle uitvoerende, plaatsvervangende en waarnemende leden worden gericht, bij voorkeur 14 dagen, maar ten laatste 8 dagen, voor de datum van de plenaire vergadering.