In seinem Schreiben an die Überwachungsbehörde vom 31. Januar 2005 erläuterte der RCN das zum Zeitpunkt dieser Vorhaben geltende Standardverfahren für die Dokumentation der Projektkosten: „Für die betroffenen Vorhaben hatte der Vertragspartner dreimal jährlich einen Rechenschaftsbericht (regnskapsrapport) mit genauen Angaben zu den Projektkosten vorzulegen, einschließlich einer Nachweisführung der beteiligten Personen (nach Name), der Anzahl der von jeder Person geleisteten Arbeitsstunden und der dem Projektkonto belasteten Stundensätze.
In zijn brief van 31 januari 2005 aan de Autoriteit heeft de Onderzoeksraad de standaardprocedure voor de documentering van de projectkosten toegelicht, zoals die gold ten tijde van deze projecten: „Voor de betrokken projecten moet de contractant driemaal per jaar een kostenclaim (regnskapsrapport) indienen, waarin de kosten van het project worden gedetailleerd, met inbegrip van een opsomming van de betrokken personen (naar naam), het aantal gewerkte uren per persoon, en de kosten per uur ten laste van de projectrekening.
