Diese Vereinbarungen erfolgen in Form eines Briefwechsels zwischen Athena — vertreten durch den Befehlshaber der Operation oder, falls es keinen Befehlshaber der Operation gibt, durch den Verwalter — und den zuständigen Verwaltungsstellen der betreffenden Drittstaaten oder internationalen Organisationen.
Deze regelingen hebben de vorm van een briefwisseling tussen Athena, vertegenwoordigd door de operationeel commandant of, bij ontbreken van een operationeel commandant, de beheerder, en de bevoegde administratieve diensten van de betrokken derde staat of internationale organisatie.