Auf der Grundlage der Jahresberichte, sonstiger mit den EPPD zusammenhängender Unterlagen sowie der genannten Kriterien für die Vereinfachung der Interventionen erstellte die Kommission zu Jahresende die Basisdokumente für die jährlichen Sitzungen, die im Januar 2003 in Madrid stattfinden und zunächst eine Plenarsitzung (die sich mit gemeinsamen Aspekten der sieben EPPD befasst) und anschließend mehrere spezielle Sitzungen umfassen werden.
Op basis van de bedoelde jaarverslagen, de overige op de EPD's betrekking hebbende documenten alsook de criteria voor de vereenvoudiging van de betreffende maatregelen heeft de Commissie aan het einde van het jaar de basisdocumenten opgesteld voor de jaarlijkse ontmoetingen, die in januari 2003 in Madrid plaatsvinden, op basis van een plenaire openingssessie (over de gemeenschappelijke aspecten van de zeven EPD's) en enkele specifieke sessies.
