Da die Organe bereits Datenschutzbeauftragte haben, entspricht es der Zielsetzung der Verordnung, in jeder Organisationseinheit wie etwa in Generaldirektionen einen Informationsbeauftragten zu benennen, der der Ansprechpartner für die Bürgerinnen und Bürger sowie für die anderen Verwaltungseinheiten, die mit den Dokumenten der Organe arbeiten, sein könnte.
Aangezien de instellingen al beschikken over functionarissen voor de gegevensbescherming ligt het in de lijn van de verordening om in iedere organisatorische eenheid, bijvoorbeeld directoraten-generaal, een voorlichtingsambtenaar aan te stellen die als gesprekspartner kan optreden voor de burger en ook voor de andere administratieve eenheden die met de documenten van de instellingen te maken hebben.
